Politique sur la confidentialité et l’utilisation des renseignements personnels

1. Introduction

Villa Maria comprend et respecte l’importance des renseignements personnels que traite son établissement concernant ses élèves et leurs parents ou tuteurs légaux, ses employés et ses fournisseurs. Nous avons élaboré la présente politique sur la confidentialité et l’utilisation des renseignements personnels (la « politique ») pour expliquer comment nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons les renseignements concernant une personne physique et permettant directement ou indirectement de l’identifier comme vous.

La présente politique décrit également vos droits à la protection de vos renseignements personnels et la façon de les exercer.

2. Qui est responsable à l’interne de la gestion du traitement de mes renseignements personnels?

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous traitons. Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels (le « RPRP ») pour superviser notre conformité à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels et pour vous assister si vous avez des questions à ce propos.

3. Quelles sont les coordonnées de notre RPRP?

Si vous avez des questions ou des commentaires relativement à la présente politique ou au traitement de vos renseignements personnels, veuillez, s’il vous plaît, contacter la personne suivante:

Martin Loyat
Directeur – services de soutien scolaire et Responsable de la protection des renseignements personnels
Villa Maria
4245, boulevard Décarie
Montréal (Québec) H4A 3K4
Courriel: loyatm@villamaria.qc.ca
Téléphone: (514) 484-4950, poste 3221

Les responsabilités suivantes incombent au RPRP:

être un membre d’office actif du Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de Villa Maria;
collaborer avec la direction de l’établissement à la mise à jour de la présente politique, des
directives pouvant l’accompagner et de toute autre politique, avis ou procédure relatifs aux
renseignements personnels;
servir de point de contact pour les demandes adressées à Villa Maria en matière de protection
des renseignements personnels, et assurer le traitement de ces demandes.

4. Quels renseignements personnels traitons-nous?

Notre établissement peut être appelé à traiter les renseignements personnels suivants:

identité et coordonnées: y compris vos nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, numéro de passeport, numéro de carte d’assurance maladie (RAMQ), votre parcours scolaire ou professionnel, ou votre statut fiscal;
dossier scolaire: y compris l’emploi du temps de chaque élève, sa photo, son adresse courriel scolaire, les bulletins trimestriels, l’octroi de diplôme, les absences et retards et toute pièce justificative y afférant, tout avis disciplinaire, et des renseignements liés aux activités parascolaires;
dossier d’employé: y compris tous renseignements préembauche tels que votre CV, vos diplômes, vos lettres de recommandation, et vos antécédents, tous les renseignements générés dans le cadre de votre emploi tels que vos évaluations, votre dossier médical; et les renseignements personnels de vos bénéficiaires, et tous les renseignements post-emploi;
renseignements financiers et de paiement: y compris le numéro et le domicile de votre compte bancaire et les autres renseignements nécessaires au traitement des paiements et à la prévention de la fraude, y compris les numéros de carte de crédit/débit, votre état de compte et d’autres renseignements de facturation connexes;
renseignements sur le profil et l’utilisation: y compris les mots de passe pour accéder à notre site Internet ou à nos plateformes ou services protégés par mot de passe, vos préférences de communication et des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Internet, y compris les services que vous avez consultés ou qui ont fait l’objet d’une recherche de votre part, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages et les renseignements sur les interactions (comme le défilement, les clics et les survols du curseur). Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins de connexion ou de technologies similaires, veuillez consulter notre politique sur les témoins de connexion que vous pourrez trouver sur notre site Internet;
renseignements techniques: y compris les renseignements recueillis lors de vos visites sur notre site Internet, l’adresse IP (Internet Protocol), les données de connexion, le type et la version du navigateur, le type d’appareil, le réglage du fuseau horaire, les types et versions du module externe de navigation, ainsi que les systèmes et la plateforme d’exploitation;
renseignements au sujet de l’accès physique: les détails de vos visites dans les locaux de notre établissement;
renseignements personnels sensibles: il s’agit de renseignements qui en raison de leur nature médicale, biométrique ou autrement intime ou du contexte de leur utilisation ou de leur communication, entraînent un niveau élevé d’attente raisonnable en matière de protection de la vie privée comme, par exemple, l’image ou la voix de l’élève, des renseignements concernant des services d’aide et de prévention offerts par les intervenants internes (toxicomanie, sexualité, anxiété, problèmes familiaux, conflits, etc.), des renseignements concernant un parcours adapté à un élève avec des besoins particuliers.

Veuillez noter: si vous nous communiquez des renseignements personnels sur une personne autre que vous-même, vous devez vous assurer qu’elle comprend comment ses renseignements seront utilisés et qu’elle vous autorise à nous les communiquer et qu’elle nous permet, ainsi qu’à nos fournisseurs de services impartis, de les utiliser.

5. À quelles fins traitons-nous vos renseignements personnels?

Villa Maria traite les renseignements que vous nous communiquez pour gérer notre organisation et pour planifier, coordonner et dispenser l’enseignement afin d’assurer la réussite scolaire de nos élèves. Nous traitons uniquement les renseignements nécessaires à ces fins. Si nous sommes tenus de traiter vos renseignements personnels à des fins différentes de celles décrites aux présentes, nous obtiendrons votre consentement avant de le faire, sauf dans les circonstances énoncées à la section 9 ci-dessous.

Les fins auxquelles nous traitons les renseignements personnels sont les suivantes:

pour exécuter toute obligation découlant d’un contrat conclu ou éventuel entre nous et vous ou pour prendre toute mesure liée à un contrat, avec vous ou votre organisation, y compris:
1. pour vous inscrire comme élève;
2. pour vous embaucher comme employé ou consultant;
3. pour fournir et administrer nos services ou d’autres services ou solutions, selon vos instructions ou celles de votre organisation;
4. pour administrer et gérer notre relation avec vous, y compris la comptabilité;
5. pour traiter les paiements, la facturation et le recouvrement;
selon ce dont nous avons besoin pour exercer nos activités et poursuivre nos intérêts légitimes, en particulier:
1. pour fournir nos services et répondre à toute question ou préoccupation concernant nos services;
2. pour assurer le suivi et l’encadrement des élèves, incluant une attention particulière aux élèves avec des besoins particuliers;
3. pour offrir des services d’aide et de prévention grâce à des intervenants internes;
4. dans le cadre des activités parascolaires, des voyages et sorties éducatives et pour offrir des activités variées dans le cours de la vie étudiante;
5. pour assurer le suivi et l’encadrement de nos employés;
6. pour analyser et améliorer nos services et communications, y compris nos activités sur notre site Internet et pour surveiller le respect de nos politiques et normes;
7. pour gérer l’accès à nos locaux et à des fins de sécurité;
8. pour protéger la sécurité de nos communications et autres systèmes et pour prévenir et détecter les menaces à la sécurité, les fraudes ou d’autres activités criminelles ou malveillantes;
9. à des fins d’assurance;
10. pour recueillir des renseignements sur vos préférences afin de personnaliser et d’améliorer la qualité de nos communications avec vous;
selon ce dont nous avons besoin pour mener des activités promotionnelles
selon ce dont nous avons besoin pour respecter nos obligations légales ou intenter des poursuites, notamment:
1. pour protéger nos droits et notre sécurité ainsi que ceux des tiers;
2. pour nous conformer aux exigences légales ou aux ordonnances des tribunaux;
3. pour intenter des poursuites et présenter une défense dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’un arbitrage ou d’une procédure semblable;
4. pour communiquer cette information aux conseillers qui nous aident à nous conformer aux exigences juridiques, comptables ou en matière de sécurité;
comme il est autrement autorisé par la loi.

Villa Maria n’utilisera pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées.

Villa Maria n’utilisera pas, sans votre consentement, les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf dans les cas suivants:

des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible l’obtention du consentement;
Villa Maria est autorisé à le faire ou est tenu de le faire selon les lois applicables.

6. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Lorsque vous communiquez avec nous oralement ou par écrit, ou lorsque vous utilisez notre portail, nous recueillons vos renseignements personnels. Nous pouvons aussi recueillir vos renseignements personnels quand vous activez des fonctions sur vos appareils technologiques qui nous permettent de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler.

7. Que se passe-t-il si je ne fournis pas mes renseignements personnels?

Lorsque nous devons recueillir des renseignements personnels en vertu de la loi ou afin de traiter vos instructions ou exécuter une entente éventuelle ou un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas ces renseignements personnels lorsqu’on vous les demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter vos instructions ou d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou essayons de conclure avec vous. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler le mandat que vous nous avez confié ou le contrat que nous avons conclu avec vous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.

8. Quelle est l’étendue des renseignements personnels dont nous avons besoin?

Nous limitons les renseignements personnels que nous traitons à ce qui est nécessaire pour gérer nos activités et remplir notre mandat.

9. Partageons-nous vos renseignements personnels?

Villa Maria pourrait partager vos renseignements personnels dans les cas et avec les destinataires suivants:
avec les membres de notre équipe professionnelle qui en ont besoin pour assurer le suivi et l’encadrement des élèves et tout autre service connexe;
de manière confidentielle avec des tiers dans le but de recueillir vos commentaires sur notre service, de nous aider à mesurer notre rendement, d’améliorer et de promouvoir nos services;
à des organismes gouvernementaux comme le ministère de l’Éducation;
avec des institutions financières;
avec des tribunaux, des autorités chargées de l’application de la loi, des organismes de réglementation, des représentants gouvernementaux, des avocats ou d’autres parties, lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir, faire valoir ou contester une réclamation fondée en droit ou aux fins d’un processus confidentiel de règlement extrajudiciaire des différends;
avec des fournisseurs de services que nous engageons au niveau national ou à l’étranger (par exemple, les centres de services partagés), pour traiter les renseignements personnels à l’une des fins énumérées ci-dessus en notre nom et conformément à nos instructions uniquement.

Veuillez noter : il se peut que Villa Maria, ses fournisseurs de services tiers et d’autres tiers auxquels nous communiquons des renseignements exercent des activités à l’extérieur du Québec, voire du Canada.

Les renseignements personnels qui sont traités dans des pays autres que le Canada peuvent être assujettis aux lois de ces pays (par exemple, lorsqu’un fournisseur de services tiers exerce des activités à l’échelle internationale). Par conséquent, il se peut que des renseignements personnels soient communiqués en réponse à des demandes valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou de responsables de l’application de la loi dans des pays étrangers.

Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires concernant le traitement de vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada en contactant notre RPRP dont les coordonnées sont indiquées à la section 3 ci-dessus.

10. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Puisque la durée de conservation des renseignements personnels varie selon la nature des renseignements ainsi que nos obligations légales, nous gardons un calendrier de conservation des renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre RPRP pour toute question qui vous concerne.

11. Comment garantissons-nous l’exactitude de vos renseignements personnels?

Villa Maria déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont conservés de façon telle qu’ils soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous ne mettons pas régulièrement à jour vos renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire. Afin de nous aider à tenir à jour vos renseignements personnels et à en assurer l’exactitude, vous devez nous informer sans délai de tout changement dans les renseignements que vous nous fournissez.

12. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Villa Maria s’engage à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels. Nous employons des mesures de sécurité qui sont habituelles dans le domaine de l’éducation et adaptées à la sensibilité de l’information, y compris des mesures physiques, organisationnelles et technologiques. Parmi ces mesures, mentionnons l’accès restreint aux bureaux, la formation du personnel, la limitation de l’accès à l’information selon le principe du « besoin de savoir », l’utilisation de mots de passe et des politiques et pratiques internes bien définies. En ce qui concerne les renseignements que vous pourriez nous transmettre par l’entremise de notre site Internet ou de notre portail, malgré toutes les mesures que nous mettons en place, la transmission de données par Internet comporte toujours un risque. Bien que nous ayons normalement recours au cryptage à l’aide de Secure Sockets Layer (« SSL ») ou Transport Layer Security (« TLS »), il vous incombe toutefois de vous assurer via votre navigateur que la connexion est cryptée et que le certificat de sécurité SSL est valide et fiable avant de nous transmettre des informations.

13. Quels sont vos droits?

Outre ce que prévoit la loi à cet égard, si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous invitons à en discuter avec notre RPRP dont les coordonnées sont indiquées à la section 3 ci-dessus. Plus souvent qu’autrement, vos préoccupations seront ainsi résolues très rapidement.

Vous pouvez également a) nous soumettre une demande d’accès à vos renseignements personnels que nous traitons, ou b) demander la correction ou la suppression de renseignements personnels s’ils sont incorrects ou ne sont plus requis.

De plus, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des restrictions contractuelles ou juridiques applicables et d’un préavis raisonnable pour nous permettre d’y donner suite. Vous serez alors informé-e des implications d’un tel retrait.

14. Comment résolvons-nous vos préoccupations?

Les rapports, préoccupations, plaintes ou incidents dont nous prenons connaissance et qui mettent en cause une conduite susceptible de contrevenir à la présente politique seront traités de manière confidentielle dans la mesure du possible. Toutefois, la communication de certains renseignements peut être nécessaire pour répondre adéquatement aux questions soulevées, faciliter le déroulement de l’enquête et mettre en oeuvre des solutions, au besoin.

15. Processus de signalement des incidents et de recours hiérarchique

Nous prenons au sérieux toute atteinte potentielle ou réelle aux renseignements personnels.

Vous pouvez faire part de vos préoccupations au sujet du traitement de vos renseignements personnels directement à notre RPRP dont les coordonnées sont indiquées à la section 3 ci-dessus.

Le RPRP fera appel aux paliers de direction appropriés pour l’aider à résoudre le problème.

16. Interdiction de représailles

Nous n’exercerons pas de représailles contre une personne qui, de bonne foi et pour des motifs raisonnables, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses renseignements personnels.

17. Mécanismes de suivi/supervision

Le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de Villa Maria effectue des examens périodiques des incidents et des problèmes soulevés par le biais du processus de signalement des incidents et de recours hiérarchique afin d’identifier et de résoudre les problèmes systémiques.

18. Rôles et responsabilités

Villa Maria doit s’assurer que les employés se conforment pleinement à la loi, à la présente politique ainsi qu’aux directives pouvant l’accompagner.

19. Préséance de la loi

Les dispositions de la loi visant la cueillette, la détention, l’utilisation et la communication de renseignements personnels ont préséance sur la présente politique.

20. Prise d’effet et modification de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité de Villa Maria prend effet le 20 octobre 2023 et remplace toutes les versions précédentes.

Villa Maria se réserve le droit d’interpréter la présente politique à sa seule discrétion.

La législation sur la protection des renseignements personnels continue d’évoluer et, par conséquent, nous pouvons modifier la présente politique à l’occasion, à notre entière discrétion, sans vous en aviser au préalable ni engager notre responsabilité envers vous ou toute autre personne. Le traitement de vos renseignements personnels par nous sera régi par la version de la présente politique qui est en vigueur à ce moment-là et dont avis de sa modification sera alors publié sur le site Internet de Villa Maria.